Ik doe het nu: Het probleem van uitstelgedrag

Je kent het misschien uit je eigen pijnlijke ervaring: scripties schrijven, de flat schoonmaken, naar de tandarts - allemaal dingen die je gemakkelijk kunt uitstellen. Maar wist je dat het tegenovergestelde van uitstelgedrag ook bestaat? Ik vroeg Christine Hoffmann, arbeidspsycholoog en coach in Wenen, hiernaar.

Mevrouw Hoffmann, waarom is het tegenovergestelde van uitstelgedrag, namelijk precrastinatie, nauwelijks bekend?

Christine Hoffmann: Uitstelgedrag heeft een betere reputatie in onze meritocratie: het wordt gezien als wenselijk om taken snel af te ronden. Mensen die uitstellen worden gezien als hardwerkend en betrouwbaar. En mensen hebben de neiging om over problemen te praten in plaats van over de goede dingen. Uitstelgedrag wordt op een gegeven moment een probleem, het valt immers gewoon op als to-dos later of zelfs nooit gedaan worden.

**Hoe ziet het eruit als iemand uitstelgedrag vertoont? **

Precrastinatoren hebben de drang om alles meteen af te krijgen. Tegelijkertijd is het echter niet mogelijk om "alles" te doen. Uitstel en uitstelgedrag gaan daarom altijd hand in hand. Een voorbeeld: je zit op de bank met je partner - en elke keer als je "pling" hoort, kijk je naar je mobiel. Hoewel je meteen alle nieuwe e-mails leest, stel je op dat moment je relatiewerk en relatieplezier uit. Het kan net zo goed je persoonlijke ontspanning zijn of je ervaring met je kinderen. Omdat we op elk moment zoveel gedragsopties hebben, moeten we voortdurend (onbewust) beslissen wat we wel en niet gaan doen. Het gevolg is dat we voortdurend uitstellen en uitstellen. In het ideale geval besluiten mensen om de dingen te doen die belangrijk voor hen zijn en stellen ze de onbelangrijke dingen uit.

**Sommige mensen lukt dit - maar anderen geven de voorkeur aan de verkeerde taken? **

Wij mensen hebben een bijzondere behoefte om dingen snel gedaan te krijgen die zogenaamde "quick wins" beloven. Bijvoorbeeld e-mails beantwoorden, likes bekijken op het sociale web, reacties achterlaten. Er zijn maar weinig mensen die elke dag hun gezondheid uitstellen of aan hun levensvisie werken. En er zijn maar weinig mensen die hun werk beginnen met het schrijven van dat stressvolle rapport - dat is iets wat ze liever uitstellen. Met andere woorden, veel mensen stellen dingen uit die makkelijk te doen zijn, maar vaak niet bijzonder belangrijk. En dit gedrag wordt enorm aangemoedigd door onze smartphone-maatschappij. Het is immers veel gemakkelijker om tegen een kind te zeggen: "Ik speel zo met je, ik moet die ene werkmail nog beantwoorden" - quick win inbegrepen - dan om intensief met de ander bezig te zijn. Onze hersenen zijn ook voorstander van deze quick wins: omdat snel succes gegarandeerd is, komt er dopamine vrij, de geluksneurotransmitter.

Dat is toch goed: iedereen wil gelukkig zijn!Ja, maar als je altijd prioriteit geeft aan de onbelangrijke dingen, word je voortdurend weggerukt van dingen die meer diepgang vereisen. Onderzoek is het er ook over eens dat hoe meer mensen aan single-tasking doen - focussen op één ding - hoe gelukkiger ze zijn. Maar wat doen we dan? Multitasken. We zijn in de speeltuin met het kind EN we zijn aan het bellen. We kijken een serie EN we checken ons Insta-account ernaast. Cognitief gezien kunnen mensen zich eigenlijk niet op twee dingen concentreren, maar springen ze constant heen en weer met hun focus. Zo trainen we onszelf om een aandachtstekort te hebben. Dan dwalen onze gedachten constant af tijdens gesprekken, wat onze hersenen automatisch doen. Of: Tijdens de seks willen we alles loslaten en voelen - in plaats daarvan denken we aan het boodschappenlijstje. Op momenten dat we volledig in het hier en nu zouden moeten zijn, lukt dat niet meer. Kent onderzoek de redenen waarom mensen bijzonder vatbaar zijn voor uitstelgedrag?Er is nog niet veel onderzoek gedaan naar dit thema. Mensen die angstiger zijn, lijken vaker uit te stellen: bijvoorbeeld omdat ze bang zijn dingen te laat in te leveren of taken helemaal niet af te maken. Uitstelgedrag kan pathologische, dwangmatige trekken aannemen. Maar zoals ik al zei, we stellen allemaal uit, juist omdat het tegenwoordig mogelijk is om overal dingen gedaan te krijgen. Bovendien voelen mensen de behoefte om de mentale belasting (d.w.z. de last van meerdere taken in het dagelijks leven buiten het werk) te verminderen. Ze geloven dat de vele losse eindjes die we elke dag ervaren als gevolg van onafgemaakte zaken kunnen worden aangepakt door alles meteen af te krijgen ... Volgens het motto: ALS ik alles afkrijg, DAN kan ik mezelf trakteren op wat vrije tijd. Maar je krijgt nooit alles gedaan. Dat is een misvatting.**In een baan daarentegen klinkt iemand die uitstelgedrag vertoont als een gedroomde medewerker. **Dit zijn vaak mensen die behoefte hebben aan erkenning en waardering van anderen. Ze zijn 'people pleasers', willen het iedereen naar de zin maken en vinden het moeilijk om 'nee' te zeggen. Het wordt moeilijk als iemand op het werk alles probeert voor te zijn: Dit kan leiden tot afgunst van het team, omdat zo'n duidelijke overpresteerder druk creëert en het niveau voor de anderen verhoogt. Maar tegelijkertijd schuilen er natuurlijk gevaren in uitstelgedrag: Je wacht niet op een goed tijdslot voor een to-do, maar doet alles meteen. Hierdoor werk je onder tijdsdruk en mogelijk onder ongunstige omstandigheden: minder diepgang, minder creativiteit en een grotere gevoeligheid voor fouten zijn het gevolg.Kan dit slecht zijn voor je gezondheid?Ja. Als je probeert te multitasken, creëer je stress voor jezelf en, zoals ik al zei, train je jezelf om een aandachtstekort te hebben. En als mensen echt alles meteen gedaan willen krijgen, kan dit leiden tot slaapstoornissen, een permanent schuldig geweten, depressie, burn-out ... want één ding is duidelijk: we stellen onze zelfzorg meestal niet uit. Welke maatregelen raadt u aan tegen alledaags uitstelgedrag?Mensen die heel zelfreflectief zijn, merken uiteindelijk de druk of beseffen achteraf: "Ik had mezelf niet zo hoeven stressen." Mijn tip aan ieder van ons zou zijn: doe aan zelfreflectie. Vraag jezelf af: Welke taken zijn echt belangrijk? Wat moet je meteen doen, wat kan gebundeld, naar achteren geschoven - of zelfs helemaal niet gedaan worden? Je kunt to-dos ook uitbesteden of delegeren. Ik had eens een executive coach die zichzelf onder druk zette om elk weekend het gras te maaien. Uiteindelijk delegeerde hij de taak aan een robotmaaier. Je kunt er ook voor kiezen om niet altijd op elk commentaar op sociale media te reageren - of je helemaal af te melden bij Insta & Co. En ook al creëert elke to-do lijst in feite een nieuwe omdat we nooit alles afmaken: to-do lijsten zijn nuttig. Ze verminderen de mentale belasting: Omdat de hersenen de taak dan niet meer warm hoeven te houden, maar kunnen vergeten.Welke andere maatregelen zijn er?Het helpt om structuren aan te brengen. Bijvoorbeeld door vaste tijdsloten in te stellen voor taken op het werk. Laten we het voorbeeld van e-mails nemen: het is voldoende om twee of drie keer per dag op vaste tijden alle berichten te controleren en te beantwoorden. Als je deze korte taken bundelt, word je niet weggerukt van andere, belangrijkere dingen. Natuurlijk moet je dergelijke deadlines binnen het team communiceren - en je er consequent aan houden. Dat is niet eenvoudig, want we hebben allemaal de "angst om iets te missen": Fear of missing out.Elke smartphone brengt je ook in de verleiding om voortdurend alles te controleren ...Exact, en daarom moet je je mobiel bewust thuislaten als je gaat joggen of wandelen of tijd doorbrengt met familie en vrienden. Onze hersenen hebben deze input-vrije tijd nodig. Gedachten moeten vrij kunnen stromen. De wetenschap heeft dit in studies kunnen aantonen: Zelfs als de mobiele telefoon met de voorkant naar beneden ligt, worden de hersenen onbewust geactiveerd en geloven we dat er misschien een bericht of een like is aangekomen. Dus voelen we de drang om het meteen te controleren. Daarom hoort een mobiele telefoon niet thuis op conferenties. Uiteindelijk draait het bij uitstelgedrag altijd om de vraag: Wat is nu ECHT belangrijk?Wel, je baas ziet dat misschien anders dan jij ...Natuurlijk moeten werknemers veel dingen verduidelijken. Maar mijn advies is om lijstjes te schrijven en die als team te bespreken: Welke taken zijn zinvol, welke niet? Wat kan in een andere vorm of helemaal niet? Wat kan ik schrappen? We doen allemaal te veel - en veel dingen zijn niet nodig. Ik raad aan om dingen een keer niet te doen - en dan te zien wat er gebeurt. Misschien is het niemand opgevallen dat je twee maanden geleden bent vergeten de nieuwsbrief te versturen? Worden de notulen, die na de vergadering altijd op de server worden opgeslagen, toch door niemand gedownload? De hamvraag is deze: Wat van wat ik doe zou ik niet opnieuw beginnen als ik het niet al deed? Het beste is om alle processen als team te analyseren: Welke zou je niet meer invoeren? Wat is echt nog nuttig?Omslagfoto: shutterstock